เปลี่ยนสำนักงานรับทำบัญชีอุบล
ต้องรับมอบเอกสารอะไรจากที่เดิม

การ เปลี่ยนสำนักงานรับทำบัญชีอุบล ไม่ควรเริ่มจากการย้ายกล่องเอกสารเพียงอย่างเดียว แต่ต้องกำหนดวันตัดรอบ ตรวจว่างานเดิมเสร็จถึงเดือนไหน และรับข้อมูลที่สำนักงานใหม่ใช้ทำงานต่อได้ หากขาดยอดยกมา แบบภาษี หรือรายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ งานรอบใหม่อาจคลาดเคลื่อนแม้เอกสารเดือนล่าสุดจะครบ

กำหนดวันตัดรอบก่อนเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอุบล

วันตัดรอบคือวันที่ระบุว่าสำนักงานเดิมรับผิดชอบรายการถึงเมื่อใด และสำนักงานใหม่เริ่มตั้งแต่เมื่อใด ควรทำเป็นรายการงานชัดเจนแทนการใช้คำว่า “ทำถึงเดือนล่าสุดแล้ว” เพราะการบันทึกบัญชี การยื่นภาษี และการกระทบยอดอาจเสร็จไม่พร้อมกัน

• ระบุเดือนสุดท้ายที่สำนักงานเดิมบันทึกบัญชีและปิดยอด
• ระบุแบบภาษีที่ยื่นแล้ว แบบที่กำลังทำ และแบบที่ยังไม่ได้เริ่ม
• ตกลงว่าใครปิดงบประจำปีและประสานผู้สอบบัญชี
• กำหนดวันส่งไฟล์ เอกสารต้นฉบับ และคำอธิบายรายการค้าง
• ทำรายชื่อผู้ประสานงานทั้งสำนักงานเดิม กิจการ และสำนักงานใหม่

บัญชีและยอดยกมาที่ต้องรับมอบ

สำนักงานใหม่ต้องมีข้อมูลที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่ใช่เพียงยอดรวมปลายเดือน ควรขอรายงานตั้งแต่ต้นรอบบัญชีถึงวันตัดรอบ พร้อมรายละเอียดประกอบยอดสำคัญ

• งบทดลอง บัญชีแยกประเภท และสมุดรายวันตามช่วงเวลาที่ทำเสร็จ
• รายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ และสินทรัพย์ถาวร
• ทะเบียนสินทรัพย์พร้อมวันที่ซื้อ ราคา และค่าเสื่อมราคาสะสม
• ยอดธนาคาร เงินสด เงินทดรอง และรายการกระทบยอดที่ยังค้าง
• งบการเงิน ปีก่อน และรายการปรับปรุงจากผู้สอบบัญชี

หากใช้โปรแกรมบัญชี ควรตกลงรูปแบบไฟล์ที่ส่งต่อได้ด้วย เพราะรายงาน PDF ใช้อ่านและตรวจได้ แต่บางครั้งไม่พอสำหรับนำข้อมูลจำนวนมากเข้าระบบใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

แบบภาษีและสถานะการยื่นต้องตรวจทีละรายการ

รายการภาษีควรมีทั้งแบบที่ยื่น หลักฐานการยื่น หลักฐานชำระ และรายละเอียดที่ใช้คำนวณ เพื่อให้ทราบว่างวดใดเสร็จสมบูรณ์หรือยังมีภาษี เงินเพิ่ม หรือเอกสารที่ต้องติดตาม

• สำเนาแบบภาษีรายเดือนและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
• รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และรายละเอียดภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกและได้รับ
• แบบภาษีเงินได้นิติบุคคลและข้อมูลประกอบงวดล่าสุด
• หนังสือจากหน่วยงาน คำขอแก้ไขแบบ หรือรายการค้างชำระถ้ามี

เอกสารต้นฉบับและข้อมูลระบบยังเป็นความรับผิดชอบของกิจการ

กิจการควรรู้ว่าเอกสารบัญชีและภาษีเก็บอยู่ที่ใด ใครเข้าถึงได้ และส่งคืนครบหรือไม่ การฝากเอกสารไว้กับผู้รับทำบัญชีไม่ได้ทำให้กิจการพ้นหน้าที่ในการเก็บและแสดงหลักฐานเมื่อหน่วยงานร้องขอ

• รับคืนใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สัญญา และหลักฐานประกอบการลงบัญชี
• ตรวจจำนวนกล่องหรือแฟ้มตามเดือนและทำใบรับส่ง
• เปลี่ยนสิทธิ์ผู้ใช้ รหัสผ่าน หรืออีเมลกู้คืนของระบบที่กิจการเป็นเจ้าของ
• สำรองไฟล์ไว้ในพื้นที่ที่กิจการควบคุมและกำหนดผู้มีสิทธิ์เข้าถึง
• อย่าส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบส่วนตัวผ่านไฟล์รวมกับเอกสารบัญชี

ให้ผู้รับทำบัญชีอุบลแห่งใหม่ตรวจอะไรก่อนเริ่ม

ผู้รับทำบัญชีอุบลแห่งใหม่ควรตรวจความต่อเนื่องของยอดและสถานะงานก่อนรับรอบถัดไป พัทธ์ธีรา การบัญชีสามารถช่วยทำรายการข้อมูลที่ได้รับ ข้อมูลที่ยังขาด และคำถามที่ต้องส่งกลับสำนักงานเดิม เพื่อลดการตีความไม่ตรงกัน

• เทียบงบทดลองกับรายละเอียดลูกหนี้ เจ้าหนี้ ธนาคาร และสินค้าคงเหลือ
• ตรวจยอดภาษีคงเหลือกับแบบและรายงานภาษี
• ตรวจยอดต้นปีว่าตรงกับงบการเงินปีก่อนและรายการปรับปรุงหรือไม่
• ทำตารางงานค้างพร้อมเจ้าของงานและวันที่คาดว่าจะได้รับ
• ตกลงรูปแบบส่งเอกสารใหม่เพื่อไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดซ้ำ

คำถามก่อนเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีช่วงเดือนไหน

เปลี่ยนได้ระหว่างปี แต่ควรเลือกวันตัดรอบให้ชัดและเผื่อเวลารับมอบข้อมูลก่อนถึงกำหนดยื่นแบบรอบถัดไป การย้ายหลังปิดงวดอาจตรวจยอดง่ายกว่าแต่ไม่ใช่เงื่อนไขตายตัว

ถ้าสำนักงานเดิมยังปิดบัญชีไม่เสร็จย้ายได้หรือไม่

ย้ายได้เมื่อทุกฝ่ายระบุว่างานส่วนใดเสร็จแล้ว งานใดค้าง และใครรับผิดชอบต่อ พร้อมส่งข้อมูลที่สำนักงานใหม่ต้องใช้ต่อยอด

ไฟล์ PDF อย่างเดียวพอสำหรับย้ายสำนักงานบัญชีหรือไม่

ไม่เสมอไป ควรรับทั้งต้นฉบับหรือหลักฐานที่กิจการต้องเก็บ รายงานที่อ่านได้ และไฟล์ข้อมูลที่นำไปทำงานต่อได้ตามระบบและข้อตกลง