บัญชีธุรกิจคลินิก/โรงพยาบาล
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง

ทำไมบัญชีธุรกิจคลินิกและโรงพยาบาลถึงมีรายละเอียดเฉพาะ

ธุรกิจคลินิกและโรงพยาบาลมีรายได้เข้ามาจากหลายช่องทางพร้อมกันในแต่ละวัน ทั้งเงินสดหน้าเคาน์เตอร์ บัตรเครดิต และการเรียกเก็บจากบริษัทประกัน ขณะเดียวกันก็มีค่าใช้จ่ายเฉพาะทาง เช่น ค่าตอบแทนแพทย์และสต๊อกเวชภัณฑ์ที่ต้องบริหารอย่างรัดกุม ความซับซ้อนนี้ทำให้บัญชีคลินิกผิดพลาดง่ายกว่าธุรกิจทั่วไป หากไม่มีระบบที่รัดกุมตั้งแต่ต้น

การรับรู้รายได้จากหลายช่องทางการชำระเงิน

คลินิกส่วนใหญ่รับเงินจากผู้ป่วยได้หลายทาง ทั้งเงินสด บัตรเครดิต/เดบิต และประกันสุขภาพ ซึ่งแต่ละช่องทางมีรอบเวลาโอนเงินเข้าบัญชีไม่เท่ากัน โดยเฉพาะยอดเรียกเก็บจากบริษัทประกันที่มักได้รับเงินจริงหลังให้บริการไปแล้วหลายสัปดาห์ จึงต้องบันทึกเป็นลูกหนี้ประกันแยกต่างหาก และกระทบยอด (reconcile) ทุกช่องทางกับรายได้จริงในระบบทุกสิ้นเดือน เพื่อไม่ให้ตกหล่นหรือบันทึกซ้ำ

ค่าตอบแทนแพทย์และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

วิธีหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าตอบแทนแพทย์ขึ้นอยู่กับสถานะการจ้างงาน หากแพทย์เป็นพนักงานประจำ ค่าตอบแทนถือเป็นเงินเดือน หักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ตามอัตราก้าวหน้าเหมือนพนักงานทั่วไป แต่ถ้าเป็นแพทย์ที่มาช่วยตรวจเป็นครั้งคราวหรือทำสัญญาว่าจ้างอิสระ มักเข้าข่ายเงินได้ประเภทวิชาชีพอิสระซึ่งมีวิธีคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายเฉพาะที่ต่างจากค่าจ้างทำของทั่วไป จุดนี้ควรตรวจสอบอัตราและวิธีคำนวณที่ถูกต้องกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเป็นรายกรณี เพราะเงื่อนไขขึ้นอยู่กับลักษณะสัญญาจ้างจริง

สต๊อกเวชภัณฑ์ ยา และวัสดุสิ้นเปลือง

เวชภัณฑ์และยาเป็นต้นทุนก้อนใหญ่ที่กระทบกำไรโดยตรง ควรมีระบบนับสต๊อกสม่ำเสมอ (อย่างน้อยเดือนละครั้ง) เทียบกับยอดคงเหลือในบัญชี ของที่หมดอายุหรือเสียหายต้องมีขั้นตอนตัดบัญชีที่ชัดเจนพร้อมเอกสารประกอบ ไม่ใช่แค่ทิ้งไปเฉยๆ เพราะจะทำให้ต้นทุนขายที่บันทึกไว้ไม่ตรงกับความเป็นจริง และอาจมีปัญหาตอนตรวจสอบบัญชีภายหลัง

เอกสารที่ต้องเก็บให้ครบ

• ใบเสร็จรับเงินผู้ป่วย: ทุกช่องทางการชำระ ทั้งเงินสดและบัตร
• ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บบริษัทประกัน: พร้อมหลักฐานการรับชำระเมื่อประกันโอนเงินจริง
• สัญญาว่าจ้างแพทย์ พยาบาล และบุคลากรทางการแพทย์: ระบุสถานะการจ้างงานให้ชัดเจน เพราะมีผลต่อวิธีหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ใบสั่งซื้อและใบส่งของเวชภัณฑ์/ยา: ใช้กระทบยอดสต๊อกและคำนวณต้นทุนขาย

เคล็ดลับป้องกันปัญหาบัญชีคลินิก

• กระทบยอดรายรับทุกช่องทาง (เงินสด บัตร ประกัน) กับระบบบัญชีทุกสิ้นเดือน อย่าปล่อยสะสมข้ามเดือน
• แยกบัญชีลูกหนี้ประกันต่างหากจากรายได้ปกติ จะได้ติดตามยอดค้างรับได้ชัดเจน
• ตรวจสอบสถานะการจ้างงานของแพทย์แต่ละคนให้ชัดก่อนหักภาษี ณ ที่จ่าย ป้องกันหักผิดประเภท
• ให้นักบัญชีที่เข้าใจธุรกิจสุขภาพโดยเฉพาะเป็นผู้ดูแล จะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องภาษีและสต๊อกได้มาก