บัญชีร้านอาหาร/คาเฟ่
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง

ทำไมบัญชีร้านอาหาร/คาเฟ่ถึงซับซ้อนกว่าที่คิด

บัญชีร้านอาหารและคาเฟ่ดูเผินๆ เหมือนธุรกิจซื้อมาขายไปทั่วไป แต่ในทางปฏิบัติมีจุดที่ต่างออกไปหลายเรื่อง ทั้งรายได้ที่กระจายมาจากหลายช่องทางในวันเดียว (หน้าร้าน เดลิเวอรี บัตรเครดิต) ต้นทุนวัตถุดิบที่เน่าเสียได้จริง และค่าใช้จ่ายที่แปรผันตามยอดขาย เช่น ค่าคอมมิชชั่นแพลตฟอร์ม ถ้าไม่วางระบบบัญชีร้านอาหารให้รัดกุมตั้งแต่ต้น อาจทำให้ตัวเลขกำไรที่เห็นในมือกับตัวเลขบนบัญชีไม่ตรงกัน และกระทบการยื่นภาษีปลายปีได้

กระทบยอดขายจาก POS ให้ตรงกับเงินสด บัตร และ QR

จุดแรกที่บัญชีคาเฟ่และร้านอาหารต้องทำทุกวันคือกระทบยอดขายให้ตรงกัน เพราะเงินเข้าร้านมาจากหลายช่องทางพร้อมกัน:

• แยกยอดขายตามช่องทางรับเงิน ทุกวัน — เงินสด บัตรเครดิต/เดบิต และ QR พร้อมเพย์ เพราะแต่ละช่องทางมีรอบตัดยอดและค่าธรรมเนียมไม่เท่ากัน
• กระทบยอดรายวัน ระหว่างยอดขายในระบบ POS กับเงินที่นับได้จริงในลิ้นชักและยอดโอนเข้าบัญชี ถ้าไม่ตรงต้องหาสาเหตุทันทีก่อนบันทึกบัญชี
• ค่าธรรมเนียมรับบัตร/QR ที่ธนาคารหักก่อนโอนเข้าบัญชี ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก ไม่ใช่หักยอดขายออกเฉยๆ เพราะยอดขายที่แท้จริงต้องเป็นยอดเต็มก่อนหักค่าธรรมเนียม

ต้นทุนวัตถุดิบและของเสีย (wastage) กระทบต้นทุนขายยังไง

ต้นทุนวัตถุดิบของร้านอาหาร/คาเฟ่ต่างจากธุรกิจซื้อมาขายไปทั่วไป ตรงที่วัตถุดิบเน่าเสียหรือหมดอายุได้จริง จึงต้องติดตามใกล้ชิดกว่า:

• วัตถุดิบสดที่หมดอายุหรือเสียก่อนใช้ ควรบันทึกเป็นต้นทุนสูญเสีย (wastage) แยกจากต้นทุนขายปกติ เพื่อให้เห็นว่าเดือนไหนสูญเสียเยอะผิดปกติ
• ตรวจนับสต๊อกวัตถุดิบเป็นรอบ (อย่างน้อยเดือนละครั้ง) เทียบกับยอดซื้อและยอดใช้จริง เพื่อจับส่วนต่างที่อาจเกิดจากรั่วไหลหรือลืมบันทึก
• ติดตามสัดส่วนต้นทุนวัตถุดิบต่อยอดขาย (food cost %) ของแต่ละเดือน หากสัดส่วนสูงขึ้นผิดปกติจากเดือนก่อนๆ เป็นสัญญาณที่ควรตรวจสอบทันที ไม่ปล่อยไว้จนสิ้นปี

ค่าคอมมิชชั่นแพลตฟอร์มเดลิเวอรีกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ร้านที่ขายผ่านแอปเดลิเวอรีอย่าง Grab, LINE MAN หรือ Foodpanda มีจุดที่บัญชีต้องระวังเพิ่มจากยอดขายหน้าร้านปกติ:

• แพลตฟอร์มหักค่าคอมมิชชั่นต่อออเดอร์ก่อนโอนเงินให้ร้าน ต้องบันทึกยอดขายเต็มเป็นรายได้ และบันทึกค่าคอมมิชชั่นที่ถูกหักเป็นค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก ไม่ใช่บันทึกแค่ยอดสุทธิที่โอนเข้าบัญชี
• ค่าคอมมิชชั่นที่แพลตฟอร์มหักไว้ อาจเข้าข่ายต้องมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกี่ยวข้อง ให้ตรวจสอบเอกสารสรุปยอด/หนังสือรับรองที่แพลตฟอร์มออกให้ทุกเดือน เก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษี
• กระทบยอดรายรับจากแพลตฟอร์มกับใบสรุปยอด (statement) ที่แพลตฟอร์มส่งให้ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน เพื่อไม่ให้พลาดยอดขายที่ยังไม่ได้บันทึก

Service charge และทิปพนักงาน บันทึกแยกจากรายได้ร้านยังไง

ร้านอาหารหลายแห่งเก็บ service charge เพิ่มจากราคาอาหาร ซึ่งต้องแยกบันทึกให้ชัดเจนจากทิปที่ลูกค้าให้พนักงานเอง:

• Service charge ที่เรียกเก็บเพิ่มในบิล ถือเป็นรายได้ของร้านและต้องนำไปคำนวณ VAT ด้วย ไม่ใช่เงินที่ยกให้พนักงานทั้งหมดโดยอัตโนมัติ — ถ้าร้านมีนโยบายแบ่งให้พนักงาน ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรแยกอีกรายการ
• ทิปที่ลูกค้าให้พนักงานโดยตรง (ไม่ผ่านบิล) ไม่ถือเป็นรายได้ของร้าน ไม่ต้องนำมาบันทึกในบัญชีร้าน แต่เป็นเงินได้ของพนักงานแต่ละคนเอง
• แยกบันทึกทั้งสองรายการให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น ป้องกันปัญหาบัญชีร้านกับภาษีของพนักงานปนกัน