รับทำบัญชีอุบล ครอบคลุมงานอะไร
และเตรียมตัวอย่างไรก่อนเริ่ม

บริการรับทำบัญชีอุบลที่เหมาะกับธุรกิจไม่ควรจบแค่การรับเอกสารไปบันทึก แต่ควรช่วยกำหนดรอบส่งเอกสาร ตรวจความครบถ้วน แจ้งงานที่ต้องดำเนินการ และทำให้เจ้าของกิจการรู้สถานะบัญชีของตนเอง บทความนี้สรุปสิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่มใช้บริการ เพื่อให้ตกลงขอบเขตงานได้ชัดตั้งแต่ต้น

บริการรับทำบัญชีอุบลครอบคลุมงานอะไรบ้าง

ขอบเขตบริการควรสัมพันธ์กับรูปแบบกิจการ รายการซื้อขาย พนักงาน และภาระภาษีของธุรกิจ จึงควรขอรายละเอียดงานเป็นลายลักษณ์อักษร แทนการเข้าใจจากคำว่า “ทำบัญชีรายเดือน” เพียงอย่างเดียว

• ตรวจและบันทึกเอกสารรายรับ รายจ่าย ซื้อ และขาย
• จัดทำรายงานบัญชีและกระทบยอดข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำและยื่นแบบภาษีตามสถานะของกิจการ
• ติดตามเอกสารที่ขาดและแจ้งกำหนดงานล่วงหน้า
• จัดทำงบการเงินและประสานงานงานประจำปี
• ให้คำปรึกษาเมื่อกิจการมีรายการหรือรูปแบบธุรกิจใหม่

งานเงินเดือน ประกันสังคม สต๊อกสินค้า จดทะเบียนเปลี่ยนแปลง หรืองานบัญชีย้อนหลังอาจมีขอบเขตแยกกัน ควรถามให้ชัดว่างานใดรวมอยู่ในบริการ และงานใดต้องประเมินเพิ่ม

ข้อมูลที่ควรแจ้งก่อนขอประเมินงาน

สำนักงานจะประเมินขอบเขตและวิธีดูแลได้ตรงขึ้นเมื่อได้รับภาพรวมของกิจการจริง การแจ้งเฉพาะยอดขายอาจยังไม่พอ เพราะธุรกิจที่มียอดใกล้กันอาจมีจำนวนเอกสารและความซับซ้อนต่างกันมาก

• รูปแบบกิจการและประเภทธุรกิจ
• ช่องทางขาย หน้าร้าน ออนไลน์ หรือหลายสาขา
• จำนวนเอกสารซื้อขายและรายการธนาคารโดยประมาณ
• สถานะภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีที่ยื่นอยู่ในปัจจุบัน
• จำนวนพนักงานและรูปแบบการจ่ายค่าตอบแทน
• สถานะบัญชีเดิมและงานที่ยังค้าง หากเป็นการย้ายผู้ดูแล

ข้อมูลที่ครบช่วยลดการปรับขอบเขตภายหลัง และทำให้ทั้งสองฝ่ายตกลงรอบงาน ผู้รับผิดชอบ และค่าใช้จ่ายได้จากภาระงานจริง

เอกสารที่ควรเตรียมให้พร้อม

การเริ่มต้นที่ราบรื่นไม่จำเป็นต้องมีเอกสารทุกอย่างพร้อมในวันแรก แต่ควรรวบรวมสิ่งที่มีและให้ผู้ดูแลตรวจรายการที่ยังขาด เพื่อวางระบบจัดเก็บต่อจากนั้น

• เอกสารจดทะเบียนและข้อมูลภาษีของกิจการ
• ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานรับชำระ
• รายการเดินบัญชีธนาคารที่ใช้กับธุรกิจ
• ข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และรายการที่เกี่ยวข้อง
• ทะเบียนทรัพย์สิน สินค้าคงเหลือ หรือข้อมูลเฉพาะธุรกิจ
• ข้อมูลบัญชีและแบบที่เคยยื่นจากผู้ทำบัญชีเดิม

ควรแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินของกิจการตั้งแต่ต้น และส่งหลักฐานที่บอกได้ว่าแต่ละรายการเกิดจากอะไร เพราะรายการธนาคารเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอสำหรับบันทึกบัญชีให้ถูกประเภท

ขั้นตอนเริ่มงานและส่งเอกสารรายเดือน

ระบบที่ดีควรทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าต้องส่งอะไร เมื่อไร และติดต่อใครได้ โดยเริ่มจากการตรวจสถานะเดิมก่อนกำหนดรอบการทำงานร่วมกัน

• พูดคุยลักษณะกิจการและตรวจสถานะงานปัจจุบัน
• ยืนยันขอบเขตบริการ งานที่ไม่รวม และช่องทางติดต่อ
• รับมอบข้อมูลตั้งต้นและกำหนดโครงสร้างจัดเก็บเอกสาร
• ตกลงวันส่งเอกสารประจำเดือนและวิธีส่งต้นฉบับ
• ตรวจเอกสาร แจ้งรายการขาด และดำเนินงานตามรอบ
• สรุปประเด็นที่เจ้าของกิจการต้องทราบหรือตัดสินใจ

ผู้ประกอบการในอำเภอเมืองสามารถนัดส่งเอกสารหรือปรึกษาที่สำนักงานได้ ส่วนกิจการในวารินชำราบ เดชอุดม พิบูลมังสาหาร และพื้นที่อื่นสามารถใช้ระบบส่งเอกสารออนไลน์ร่วมกับการส่งต้นฉบับเฉพาะที่จำเป็น

ข้อดีของผู้ดูแลบัญชีที่เข้าใจธุรกิจในอุบล

ผู้ดูแลที่รู้บริบทของผู้ประกอบการในพื้นที่ช่วยให้สื่อสารลักษณะธุรกิจและวิธีทำงานได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะกิจการค้าขาย บริการ รับเหมาก่อสร้าง ร้านอาหาร คลินิก และธุรกิจท้องถิ่นที่มีรูปแบบเอกสารต่างกัน

อย่างไรก็ตาม ที่ตั้งใกล้ไม่ใช่เกณฑ์เดียวที่ควรใช้ตัดสินใจ ควรพิจารณาระบบติดตามเอกสาร ความชัดเจนของขอบเขต ผู้รับผิดชอบหลัก การรักษาข้อมูล และความสามารถในการอธิบายเรื่องบัญชีให้เจ้าของกิจการเข้าใจควบคู่กัน

คำถามก่อนเริ่มใช้บริการรับทำบัญชีอุบล

กิจการเพิ่งเปิดและยังมีเอกสารไม่มาก ควรเริ่มใช้บริการทำบัญชีเมื่อไร

ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีตั้งแต่เริ่มกิจการ เพื่อกำหนดวิธีออกเอกสาร แยกบัญชีธนาคาร และจัดเก็บหลักฐานให้ถูกทางตั้งแต่รายการแรก การแก้ระบบภายหลังมักใช้เวลามากกว่าการวางให้ชัดตั้งแต่ต้น

อยู่นอกอำเภอเมืองอุบลราชธานี ใช้บริการได้หรือไม่

ได้ หากสำนักงานรองรับการส่งเอกสารดิจิทัล การติดต่อผู้ดูแล และการติดตามงานออนไลน์ โดยตกลงวิธีส่งเอกสารต้นฉบับที่จำเป็นไว้ล่วงหน้า

ย้ายจากผู้ทำบัญชีเดิม ต้องเตรียมอะไรเป็นพิเศษ

ควรให้สำนักงานใหม่ตรวจสถานะงานก่อน แล้วขอรายการรับมอบข้อมูลจากผู้ดูแลเดิมให้ครบ ทั้งข้อมูลบัญชี แบบภาษี งบทดลอง และเอกสารประกอบ เพื่อลดช่วงรอยต่อที่ข้อมูลสูญหาย