รับทำบัญชีอุบลสำหรับบริษัทเปิดใหม่
เดือนแรกต้องเตรียมเอกสารอะไร

การใช้บริการ รับทำบัญชีอุบลสำหรับบริษัทเปิดใหม่ ควรเริ่มตั้งแต่เดือนที่จดทะเบียน ไม่ใช่รอให้มีรายได้ก่อน เพราะเงินลงทุน ค่าใช้จ่ายเปิดกิจการ และรายการผ่านบัญชีธนาคารล้วนเป็นข้อมูลที่ต้องจัดหมวดหมู่ตั้งแต่ต้น ยิ่งวางระบบเร็ว งานปิดเดือนและตามเอกสารย้อนหลังยิ่งน้อยลง

บริษัทเปิดใหม่ต้องเริ่มทำบัญชีเมื่อใด

บริษัทจำกัดมีหน้าที่เริ่มทำบัญชีนับแต่วันที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ดังนั้นเดือนที่ยังไม่ขายสินค้าอาจไม่มีรายได้ แต่ยังมีรายการอย่างค่าจดทะเบียน ค่าเช่า อุปกรณ์ เงินลงทุน หรือเงินที่กรรมการสำรองจ่ายซึ่งควรตรวจและบันทึกให้ถูกประเภท

• แยกเงินของบริษัทออกจากเงินส่วนตัวของกรรมการตั้งแต่วันแรก
• เก็บหลักฐานทุกครั้งที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการจ่ายเงินแทนบริษัท
• แจ้งผู้ทำบัญชีทันทีเมื่อเริ่มมีพนักงาน เช่าสถานที่ หรือจด VAT
• อย่ารอรวบเอกสารปลายปี เพราะอาจตรวจสอบที่มาของรายการไม่ได้

เอกสารจัดตั้งที่ต้องส่งให้ผู้ทำบัญชี

เอกสารชุดแรกช่วยให้ผู้ทำบัญชีรู้ตัวตน รอบบัญชี ทุน ที่อยู่ และอำนาจกรรมการของกิจการ ข้อมูลเหล่านี้ใช้ตั้งแฟ้มบริษัทและตรวจความสอดคล้องของเอกสารที่ออกหรือรับภายหลัง

• หนังสือรับรองบริษัทและวัตถุประสงค์ฉบับล่าสุด
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นและข้อมูลทุนจดทะเบียน
• หนังสือบริคณห์สนธิ ข้อบังคับ และรายงานประชุมที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลที่ตั้ง สาขา และใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มถ้ามี
• ข้อมูลผู้ติดต่อ ผู้อนุมัติเอกสาร และช่องทางรับส่งข้อมูล

เงินลงทุน ธนาคาร และค่าใช้จ่ายก่อนเริ่ม

เงินเข้าบัญชีบริษัทไม่ได้เป็นรายได้ทุกครั้ง จึงต้องบอกที่มาของเงินให้ชัดว่าเป็นค่าหุ้น เงินกู้ เงินรับล่วงหน้า หรือรายรับจากการขาย ส่วนเงินออกต้องระบุว่าเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท การซื้อสินทรัพย์ การคืนเงิน หรือการเบิกจ่ายประเภทใด

• รายการเดินบัญชีธนาคารตั้งแต่วันที่เปิดบัญชี
• หลักฐานการนำเงินลงทุนเข้าบริษัทและชื่อผู้โอน
• สัญญาเงินกู้หรือรายละเอียดเงินยืมจากกรรมการตามกรณี
• ใบเสร็จและหลักฐานชำระค่าใช้จ่ายก่อนจดบริษัท
• รายการทรัพย์สินหรืออุปกรณ์ที่นำมาใช้ในกิจการ

ค่าใช้จ่ายก่อนจดทะเบียนต้องพิจารณาทีละรายการว่าเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งหรือดำเนินธุรกิจเพียงใด ใครเป็นผู้จ่าย และเอกสารออกในนามใด ไม่ควรเหมารวมว่าทุกรายการนำมาลงบัญชีบริษัทได้เหมือนกัน

เอกสารรายรับรายจ่ายเดือนแรก

เอกสารเดือนแรกควรจัดตามเหตุการณ์จริงและแยกรายรับ รายจ่าย ธนาคาร และรายการที่ยังรอเอกสาร เพื่อให้ผู้ทำบัญชีตรวจพบช่องว่างก่อนถึงรอบยื่นภาษี

• ใบเสนอราคา ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบกำกับภาษีที่บริษัทออก
• ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และหลักฐานการโอนสำหรับรายการซื้อหรือค่าใช้จ่าย
• สัญญาเช่า สัญญาบริการ และข้อตกลงที่มีการรับหรือจ่ายเงิน
• รายงานยอดขายจาก POS แพลตฟอร์ม หรือช่องทางออนไลน์ตามธุรกิจ
• ข้อมูลเงินเดือน ค่าจ้าง และผู้รับบริการภายนอกถ้ามี

สำหรับกิจการที่จด VAT รายงานและใบกำกับภาษีต้องเก็บรักษาตามหลักเกณฑ์ไม่น้อยกว่า 5 ปี และบางกรณีเจ้าหน้าที่อาจกำหนดให้นานกว่านั้น จึงควรจัดทั้งไฟล์ดิจิทัลและต้นฉบับให้ค้นคืนได้

รับทำบัญชีอุบลสำหรับบริษัทเปิดใหม่: ตั้งรอบส่งเอกสาร

บริการรับทำบัญชีอุบลที่ทำงานราบรื่นต้องมีรอบส่งเอกสารและผู้รับผิดชอบชัดเจน พัทธ์ธีรา การบัญชีแนะนำให้ตกลงรูปแบบตั้งชื่อไฟล์ ช่องทางส่ง และวันตัดรอบตั้งแต่เดือนแรก เพื่อเหลือเวลาตรวจเอกสารก่อนทำรายงานและแบบภาษี

• กำหนดคนรวบรวมเอกสารเพียงจุดเดียวเพื่อลดไฟล์ซ้ำ
• แยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภทเอกสาร
• แนบคำอธิบายรายการที่ชื่อผู้รับเงินไม่บอกวัตถุประสงค์
• กระทบยอดธนาคาร เงินสด และยอดขายก่อนส่ง
• ทำรายการเอกสารที่ยังขาดและติดตามให้จบในรอบถัดไป

คำถามบัญชีบริษัทเปิดใหม่

บริษัทเพิ่งจดทะเบียนแต่ยังไม่มีรายได้ ต้องทำบัญชีหรือไม่

ต้องเริ่มจัดระบบบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียน แม้ยังไม่มีรายได้ เพราะเงินลงทุน ค่าใช้จ่าย และรายการธนาคารที่เกิดขึ้นเป็นข้อมูลของบริษัท

ค่าใช้จ่ายก่อนจดบริษัทนำมาบันทึกได้หรือไม่

ต้องพิจารณาทีละรายการว่าเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งหรือดำเนินธุรกิจหรือไม่ ใครเป็นผู้จ่าย และเอกสารออกในนามใด ก่อนกำหนดวิธีบันทึกที่เหมาะสม

ควรส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีเมื่อใด

ควรกำหนดวันส่งประจำทุกเดือนให้เร็วพอสำหรับตรวจเอกสาร ขอข้อมูลเพิ่มเติม และจัดทำแบบภาษีภายในกำหนดของกิจการ