บัญชีร้านวัสดุก่อสร้างอุบล
ต้องจัดการสต๊อกและขายเงินเชื่ออย่างไร

บัญชีร้านวัสดุก่อสร้างอุบล ซับซ้อนกว่าร้านค้าทั่วไปตรงที่สินค้าเดียวอาจซื้อเป็นมัด ขายเป็นเส้น หรือเบิกเป็นชิ้น พร้อมมีทั้งยอดหน้าร้าน ส่งหน้างาน และขายเงินเชื่อ หากรหัสสินค้า หน่วยนับ และเอกสารส่งของไม่เชื่อมกัน กำไรในบัญชีอาจไม่ตรงกับเงินและของที่เหลือจริง

บัญชีร้านวัสดุก่อสร้างอุบลต้องคุมสินค้าหลายหน่วยนับ

ร้านควรกำหนดหน่วยหลักของสินค้าแต่ละรหัส แล้วตั้งอัตราแปลงของแพ็ก มัด กล่อง หรือพาเลตให้แน่นอน เพื่อให้ยอดรับเข้า ขาย คืน และคงเหลืออยู่บนฐานเดียวกัน

• แยกรหัสสินค้าที่ขนาด เกรด สี หรือยี่ห้อต่างกัน
• กำหนดหน่วยหลักและอัตราแปลงที่พนักงานทุกจุดใช้เหมือนกัน
• บันทึกสินค้าชำรุด แตกหัก สูญหาย และเบิกใช้ภายในแยกจากยอดขาย
• ตรวจนับสินค้าหมุนเร็วและสินค้ามูลค่าสูงถี่กว่าสินค้าทั่วไป
• ทบทวนของค้างนานก่อนสั่งซื้อรอบใหม่

เมื่อคืน ตัดจำหน่าย หรือปรับยอดสินค้า ควรมีใบปรับปรุงที่ผู้มีอำนาจอนุมัติ ระบุรหัส จำนวน สาเหตุ และวันที่ พร้อมผลตรวจนับหรือภาพตรวจสภาพ เชื่อมใบคืนกับใบลดหนี้ และเก็บหลักฐานทำลายหรือจำหน่ายทิ้งเมื่อมี การบันทึกบัญชีและภาษีของสินค้าเสียหายหรือสูญหายต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริงเป็นกรณี

กระทบยอดขายหน้าร้านกับการส่งหน้างาน

ยอดขายควรเชื่อมจากใบสั่งขายไปถึงใบส่งของ ผู้รับสินค้า และหลักฐานรับเงิน โดยเฉพาะคำสั่งซื้อที่แยกส่งหลายเที่ยวหรือส่งตรงจากผู้ขายไปยังไซต์งาน

• ใช้เลขอ้างอิงเดียวกันตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงใบเสร็จ
• ระบุจำนวนที่สั่ง จำนวนที่ส่ง และจำนวนค้างส่งทุกเที่ยว
• เก็บชื่อผู้รับ สถานที่ และเวลาส่งมอบ
• แยกยอดเก็บเงินปลายทาง เงินโอน และเครดิต
• ตรวจใบคืนสินค้ากับของที่กลับเข้าคลังจริง

หากร้านจด VAT เวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษีต้องอิงจุดเกิดภาษีของรายการนั้น ซึ่งอาจเกี่ยวกับการส่งมอบ ออกใบกำกับภาษี หรือรับชำระก่อน แล้วแต่เหตุที่เกิดก่อนและลักษณะของสินค้า/บริการ จึงไม่ควรใช้วันที่รับเงินเป็นหลักกับทุกกรณี งานขายพร้อมขนส่งหรือติดตั้งควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสัญญาและเหตุการณ์จริงก่อนกำหนดวันที่เอกสาร

ติดตามลูกหนี้ช่างและผู้รับเหมาเป็นรายงาน

การขายเงินเชื่อต้องกำหนดวงเงิน เงื่อนไข และผู้อนุมัติก่อนขาย พร้อมออกรายงานลูกหนี้แยกตามใบส่งของ ไม่ควรรอให้ยอดค้างสูงจึงย้อนตามเอกสาร

• เปิดรหัสลูกค้าและเก็บข้อมูลออกเอกสารให้ครบ
• กำหนดวงเงินและวันครบกำหนดตามข้อตกลงจริง
• ส่งใบแจ้งยอดที่แสดงใบส่งของและการรับชำระ
• แยกเงินมัดจำออกจากยอดชำระหนี้
• ทบทวนลูกหนี้เกินกำหนดและข้อโต้แย้งทุกเดือน

แยกค่าสินค้า ค่าขนส่ง และค่าติดตั้ง

ร้านที่ขายวัสดุพร้อมขนส่งหรือติดตั้งควรแยกรายการในใบเสนอราคาและเอกสารขาย เพื่อให้เห็นรายได้และต้นทุนของแต่ละส่วนได้ชัด อย่างไรก็ดี การแยกบรรทัดเพียงอย่างเดียวไม่ได้ตัดสินภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องดูเนื้อหาสัญญา สถานะผู้จ่ายและผู้รับ และตรวจว่าจำนวนนั้นเป็นค่าบริการจริงหรือไม่

• แยกค่ารถ ค่าน้ำมัน และค่าจ้างคนขับจากต้นทุนสินค้า
• แยกค่าแรงติดตั้งและวัสดุสิ้นเปลืองของงาน
• บันทึกต้นทุนตามเที่ยวหรือโครงการเมื่อมีนัยสำคัญ
• ตรวจว่าสัญญาเป็นการขายสินค้า บริการ หรือมีทั้งสองส่วน

เอกสารที่ควรส่งผู้รับทำบัญชีร้านวัสดุก่อสร้างอุบล

เอกสารรายเดือนควรครอบคลุมทั้งยอดขาย การเคลื่อนไหวสินค้า ลูกหนี้ และเงินรับจ่าย เพื่อให้ผู้ทำบัญชีกระทบยอดข้ามระบบได้ ไม่ใช่ส่งเฉพาะใบกำกับภาษีซื้อและขาย

• ใบซื้อ ใบเสร็จ และใบกำกับภาษีซื้อ พร้อมหลักฐานจ่ายเงิน
• ใบขาย ใบเสร็จ และใบกำกับภาษีขาย พร้อมรายงานแยกเงินสด เงินโอน และเครดิต
• ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ เอกสารรับคืน และหลักฐานปรับปรุงสินค้า
• รายงานรับเข้า ขาย คืน ปรับปรุง และคงเหลือสินค้า
• ใบส่งของ รายการค้างส่ง และรายงานลูกหนี้พร้อมเงินมัดจำ/การรับชำระ
• หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายและหลักฐานนำส่งที่เกี่ยวข้องตามกรณี
• รายการธนาคาร เงินสด ค่าใช้จ่ายรถ และค่าจ้างภายนอก

คำถามบัญชีร้านวัสดุก่อสร้าง

สินค้าเป็นเส้นแต่ขายเป็นมัดต้องลงสต๊อกอย่างไร

กำหนดหน่วยหลักเพียงหน่วยเดียวแล้วตั้งอัตราแปลงของมัดหรือแพ็กให้ชัด ทุกการรับเข้า ขาย คืน และเบิกใช้ต้องแปลงกลับมาที่หน่วยหลักเดียวกัน

ส่งของถึงไซต์งานแล้วแต่ลูกค้ายังไม่จ่ายถือเป็นยอดขายหรือไม่

ต้องดูเงื่อนไขการส่งมอบและสิทธิเรียกชำระตามข้อตกลง ไม่ควรรอรับเงินจึงค่อยบันทึกทุกกรณี ควรเก็บใบส่งของและหลักฐานผู้รับหน้างาน

ค่าขนส่งและค่าติดตั้งควรรวมกับค่าสินค้าหรือไม่

ควรแยกรายการให้เห็นชัดเมื่อเป็นบริการคนละส่วน เพราะช่วยตรวจต้นทุน รายได้ และภาษีตามข้อเท็จจริงของสัญญาได้ง่ายกว่า