ธุรกิจให้เช่าพื้นที่สำนักงาน/Co-working Space
ต้องระวังเรื่องอะไรบ้าง

ทำไมบัญชี Co-working Space ถึงมีจุดที่ต้องระวังเป็นพิเศษ

บัญชี co-working space และบัญชีให้เช่าพื้นที่สำนักงานมีความซับซ้อนกว่าการปล่อยเช่าพื้นที่แบบดั้งเดิม เพราะรายได้มาจากหลายรูปแบบพร้อมกัน ทั้งค่าเช่าที่นั่งรายเดือน รายวัน และบริการเสริมต่างๆ ขณะที่ต้นทุนหลักคือเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงานที่ลงทุนสูงตั้งแต่เปิดสาขา หากไม่แยกบันทึกรายได้แต่ละประเภทให้ชัด เจ้าของธุรกิจจะไม่รู้ว่ารายได้หลักมาจากค่าเช่าพื้นที่หรือบริการเสริมกันแน่ และวางแผนราคาแพ็กเกจได้ยาก

รายได้ค่าเช่าที่นั่งรายเดือนกับรายวัน รับรู้รายได้ต่างกันยังไง

ค่าเช่าที่นั่งแบบรายเดือนที่ลูกค้าจ่ายล่วงหน้าทั้งก้อน ทางบัญชีต้องทยอยรับรู้เป็นรายได้ตามสัดส่วนระยะเวลาที่ให้บริการจริงในแต่ละเดือน เช่นเดียวกับรายได้ค่าสมาชิกในธุรกิจอื่นที่จ่ายล่วงหน้า ส่วนรายได้แบบรายวันหรือแบบ drop-in ที่ลูกค้าจ่ายและใช้บริการในวันเดียวกัน สามารถรับรู้เป็นรายได้ได้ทันที เพราะไม่มีภาระผูกพันให้บริการต่อในอนาคต การแยกบันทึกสองรูปแบบนี้ให้ชัดเจนช่วยให้งบกำไรขาดทุนแต่ละเดือนสะท้อนผลประกอบการจริง

เงินมัดจำผู้เช่า ไม่ใช่รายได้จนกว่าจะสิ้นสุดสัญญา

เงินมัดจำที่ผู้เช่าจ่ายตอนเริ่มสัญญาเช่าพื้นที่ ทางบัญชีต้องบันทึกเป็นหนี้สินในบัญชี "เงินมัดจำรับ" ไม่ใช่รายได้ทันที เพราะเป็นเงินที่ต้องคืนให้ผู้เช่าเมื่อสิ้นสุดสัญญาตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน หากมีการหักเงินมัดจำบางส่วนเพื่อชดเชยความเสียหายหรือค่าเช่าค้างชำระตอนสิ้นสุดสัญญา ก็ต้องบันทึกรับรู้เป็นรายได้เฉพาะส่วนที่หักจริงเท่านั้น ไม่ใช่รับรู้เงินมัดจำทั้งก้อนเป็นรายได้ตั้งแต่ต้น

ค่าเสื่อมราคาเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน

เฟอร์นิเจอร์ โต๊ะทำงาน เก้าอี้ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ที่ลงทุนตอนเปิดสาขาเป็นสินทรัพย์มูลค่าสูงที่ต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาให้สอดคล้องกับอายุการใช้งานจริง โดยเฉพาะเฟอร์นิเจอร์ในพื้นที่ใช้งานร่วมที่สึกหรอเร็วกว่าสำนักงานทั่วไปเพราะมีคนใช้งานหมุนเวียนตลอดวัน ควรทำทะเบียนทรัพย์สินแยกตามสาขาเพื่อติดตามการซ่อมบำรุงและวางแผนเปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์เมื่อหมดอายุการใช้งาน โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจขยายสาขาใหม่ที่ต้องลงทุนก้อนใหญ่อีกครั้ง

บริการเสริม (ห้องประชุม กาแฟ พริ้นเตอร์) แยกรายได้จากค่าเช่าหลักยังไง

บริการเสริม เช่น ค่าเช่าห้องประชุมรายชั่วโมง เครื่องดื่มและอาหารว่าง หรือค่าพิมพ์เอกสาร ควรบันทึกแยกรายได้ออกจากค่าเช่าที่นั่งหลัก เพราะมีต้นทุนและอัตรากำไรต่างกัน การแยกบันทึกทำให้เจ้าของธุรกิจเห็นชัดว่าบริการเสริมตัวไหนทำกำไรดีและควรขยายเพิ่ม หรือตัวไหนต้นทุนสูงจนไม่คุ้มที่จะให้บริการต่อ และยังช่วยให้ตั้งราคาแพ็กเกจที่รวมบริการเสริมได้แม่นยำขึ้นด้วย

เคล็ดลับวางระบบบัญชี Co-working Space

ป้องกันปัญหาบัญชี co-working space ได้ด้วยการวางระบบพื้นฐาน 4 ข้อนี้:

• แยกบันทึกรายได้ค่าเช่ารายเดือนรับล่วงหน้าออกจากรายได้รายวันที่รับรู้ได้ทันที
• บันทึกเงินมัดจำผู้เช่าเป็นหนี้สินเสมอ อย่ารีบรับรู้เป็นรายได้ตั้งแต่ตอนรับเงิน
• ทำทะเบียนทรัพย์สินแยกรายสาขาสำหรับเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน
• แยกบันทึกรายได้บริการเสริมออกจากค่าเช่าพื้นที่หลัก เพื่อดูกำไรของแต่ละบริการชัดเจน